Arsip statis merupakan jenis arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan bagi lembaga pencipta arsip. Serta informasi yang terkandung dalam suatu arsip dapat menunjang kegiatan pengembangan berkelanjutan. Oleh karena itu, penerapan manajemen yang efektif sangat dibutuhkan. Manajemen kinerja adalah salah satu proses untuk membuat aktivitas diselesaikan secara efisien dan efektif. Penelitian ini bertujuan mendeskripsikan manajemen kinerja dalam pengelolaan arsip statis di masa pandemi covid-19. Metodologi yang digunakan adalah rancangan penelitian kualitatif-deskriptif. Penelitian ini mengusung model manajemen kinerja Michael Armstrong dengan memaparkan tahap perencanaan sampai dengan evaluasi pengelolaan. Serta hasil penelitian menunjukkan bahwa manajemen kinerja pengelolaan arsip statis terlaksana mengikuti aturan dan alur kinerja yang telah ditetapkan dengan menyesuaikan kondisi pandemi Covid-19. Hal ini terlihat melalui (1) tahap perencanaan, dilaksanakan secara virtual dan dilakukan sesuai aturan birokrasi yang berlaku dan menghasilkan beberapa dokumen acuan, (2) pelaksanaan, arsiparis melaksanakan pengelolaan secara flexi-time dengan mengacu pada rencana kinerja, (3) pengawasan dilakukan melalui sistem kepegawaian, dan (4) terdapat evaluasi internal unit kerja pusat arsip dan evaluasi lembaga yang menaungi.
Pembangunan merupakan proses berkesinambungan dalam menunjang kehidupan suatu kelompok masyarakat, mencakup berbagai aspek seperti pendidikan, sosial-budaya dan ekonomi dengan tujuan utama meningkatkan kesejahteraan masyarakat secara merata. Pada proses pembangunan tidak akan terlepas dengan suatu informasi. Sumber informasi sangatlah penting dalam menjalankan kegiatan dan pencapaian tujuan.
Hal ini juga berlaku pada Perguruan Tinggi Universitas Negeri Malang dalam mencapai visi dan misi. Universitas Negeri Malang dalam mencapai tujuannya yakni menjadi perguruan tinggi yang unggul dan yang peduli terhadap nilai kemanusiaan dan menjadi rujukan dalam penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi serta pengembangan bidang pendidikan, ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Sejalan dengan hal tersebut, Pembangunan dan pengembangan ilmu pengetahuan tidak akan terlepas dari informasi dan data-data terdahulu. Arsip yang merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang dikemas dalam berbagai bentuk atau media. Arsip sangat penting keberadaannya dalam suatu instansi, khususnya arsip statis yang merupakan arsip yang telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan. Arsip jenis ini memiliki nilai hukum dan dasar atas sejarah dari instansi tersebut. Arsip statis yang merupakan data-data otentik sangatlah berguna dalam pengambilan keputusan dan pengembangan ilmu pengetahuan. Hal ini lah yang mewajibkan setiap universitas memiliki pusat arsip sesuai aturan UU No. 43 Tahun 2009, pasal 27 ayat (2). “.Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi…”
Universitas Negeri Malang telah membentuk Unit Arsip Universitas sejak tahun 2006. Unit arsip ini dibawah naungan sub-bagian tata usaha, bagian UHTBMN, Biro Umum dan Keuangan. Kemudian pada tahun 2014, Universitas Negeri Malang telah merubah unit arsipnya menjadi Unit Pelaksana Teknis (UPT). Namun perubahan tersebut tidak terwujud secara operasional, sehingga unit arsip ini masih menjadi bagian Subbagian TU, Biro Umum dan Keuangan.
Unit Pusat Arsip Universitas Negeri Malang melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan TUPOKSI (Tugas Pokok dan Fungsi Pusat Arsip). Namun dalam pelaksanaannya sangatlah terkendala dalam hal sumber daya manusia. Hal ini berdasarkan data profil arsiparis 2016, dimana terdapat 4 arsiparis yang berlokasi di Unit Pusat Arsip Universitas Negeri Malang, diantaranya 1 arsiparis madya dan 3 arsiparis pelaksana lanjutan.
Berdasarkan keadaan sumber daya manusia yang terbatas yang tidak selaras dengan volume arsip yang dikelola Unit Pusat Arsip UM, menjadi suatu kendala besar dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi pusat arsip. Selain itu, masa pandemi Covid-19 juga menyulitkan petugas dalam mengelola arsip yang ada. Namun mereka terus berupaya untuk tetap melaksanakan tugas dan fungsinya, dikarenakan Unit Pusat Arsip yang merupakan lembaga kearsipan, lembaga arsip yang merupakan suatu organisasi atau unit yang bertanggung jawab dalam keberlangsungan hidup arsip.
Wali Kota Medan, Drs. H.T. Dzulmi Eldin S, M.Si. dalam Sosialisasi Peningkatan Kemampuan & Ketrampilan Tenaga Arsip tahun 2018 menyampaikan bahwa arsip tidak hanya sekedar catatan sejarah, melainkan bagian tak terpisahkan dari manajemen organisasi (Humas Pemkot Medan, 2018). Pengelolaan arsip statis akan berjalan sesuai regulasi dan kontrol jika sumber daya manusia pelaksana dapat terorganisir dengan baik, hal ini juga akan meningkatkan kinerja organisasi. Hal ini dapat dilihat dalam penelitian Putri (2017) dengan judul Analisis Manajemen Kinerja Guru (Studi Kasus Madrasah Aliyah Al Ayyubi di Sidoarjo), dalam penelitian tersebut dijabarkan bahwasanya manajemen kinerja pada guru Madrasah Aliyah Al-Ayyubi Sidoarjo belum terlaksana dengan baik, sehingga kinerja guru belum sesuai standar kompetensi kinerja guru yang telah ditetapkan dan disepakati bersama oleh seluruh anggota.
Kinerja sering didefinisikan sebagai pekerjaan, prestasi kerja, tujuan akhir atau pencapaian suatu kegiatan. Namun, konteks manajemen kinerja, yang dimana manajemen berarti suatu pencapaian tujuan, dimana tujuan tersebut telah ditetapkan terlebih dahulu serta dilakukan secara sistematis dan terorganisir. Sehingga dapat dikatakan manajemen kinerja adalah proses berkelanjutan kinerja individu dan tim melalui kegiatan identifikasi, pengukuran, dan pengembangan dalam menyelaraskan kinerja dengan tujuan strategis dari organisasi (Aguinis dalam Utomo, Hariyono, Prabowo, & Ikatrinasari, 2020).
Pada pengelolaan arsip statis, unit arsip perguruan tinggi akan melakukan koordinasi antar sub unit kerja dalam mencapai tujuan dan penyelesaian pengolahan arsip. Demikian dapat dikatakan bahwasanya manajemen kinerja merupakan suatu kebutuhan bagi setiap perusahaan karena manajemen kinerja berorientasi pada pengelolaan proses kinerja dan hasil dalam mencapai tujuan strategis (Hidayati, Astuti, & Iqbal, 2014). Jika manajemen kinerja dapat disusun dan dilaksanakan dengan baik maka akan mempengaruhi kinerja tiap individu dalam unit kerja tersebut.
Analisis manajemen kinerja ini sebelumnya telah dibahas oleh beberapa peneliti dengan objek yang sama maupun yang berbeda, seperti pada penelitian “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Kinerja Berbasis Kompetensi (Studi pada PT. Petrokimia Gresik)” oleh Hidayati dkk pada tahun 2014. Penelitian ini mengungkapkan bahwa manajemen kinerja yang efektif dan efisien serta memiliki daya saing dalam mengelola sumber daya manusianya, akan mendukung keberhasilan pencapaian tujuan suatu lembaga. PT Petrokimia Gresik dalam menunjang produktivitasnya menerapkan manajemen kinerja berbasis kompetensi. Menganalisis faktor penghambat dan pendukung yang dapat menunjang pelaksanaan manajemen kinerja. Kompetensi yang berbasis Manajemen Sumber Daya Manusia, dilaksanakan dalam berbagai aspek mulai dari recruitment, pelatihan, perencanaan karir, termasuk dalam penerapan sistem manajemen kinerjanya. Melakukan pemahaman kompetensi dalam setiap struktur jabatan, sehingga penempatan SDM dapat terlaksana dengan baik. Menyelaraskan pemahaman terkait kebutuhan dan visi setiap subunit sehingga tercapainya keberhasilan kinerja sesuai target tiap divisi.
Ada pula penelitian dari Baharun (2016) dengan judul “Manajemen Kinerja dalam Meningkatkan Competitive Advantage pada Lembaga Pendidikan Islam”. Pada penelitian ini menjabarkan bagaimana Lembaga Pendidikan Islam dalam meningkatkan keunggulan bersaing melalui proses manajemen kinerja. Baharun (2016) menjabarkan secara bertahap dalam fungsi manajemen, salah satunya tahap perencanaan kerja, pembinaan dan evaluasi. Hal tersebut dilakukan secara bertahap untuk mewujudkan target pasar dan tujuan lembaga.
Sejalan dengan hal tersebut, ada berbagai penelitian terkait kinerja dan pengelolaan arsip, seperti evaluasi kinerja suatu lembaga arsip, analisis kinerja suatu unit arsip, dan lain sebagainya. Hal ini tentu saja berbeda dengan topik yang diusung oleh penulis. Penulis akan menekan pada bidang manajemen kinerja bukan sebatas analisis kinerja yang berarti output atau penilaian hasil kinerja. Penulis akan melakukan analisis terkait manajemen kinerja, suatu proses, pengembangan dan strategi dalam pencapaian tujuan atau target dari Unit Pusat Arsip Universitas Negeri Malang. Hal ini sangatlah menarik untuk diteliti, karena unit ini memiliki keterbatasan sumber daya manusia, juga Unit Pusat Arsip Universitas Negeri Malang masih berada dibawah naungan Biro Umum dan Keuangan atau Sub-bagian Tata Usaha, hal inilah yang membedakan Unit Pusat Arsip UM dengan lembaga kearsipan perguruan tinggi lainnya. Selain itu petugas juga menghadapi masa pandemi Covid-19, sehingga mengalami suatu kendala dalam menjalankan tugasnya.
Penulis mengusung topik ini untuk menganalisa manajemen kinerja yang dirancang dan dilaksanakan dalam menunjang pengelolaan arsip statis universitas negeri malang. Mendeskripsikan manajemen kinerja meliputi proses maupun strategi yang diterapkan pada pengelolaan arsip statis di Unit Pusat Arsip Universitas Negeri Malang di tengah pandemi Covid-19. Pada pelaksanaan penelitian ini, penulis akan berpacu dalam teori Michael Amstrong yakni pada model manajemen kinerja. Model tersebut berupa alur sekuen manajemen kinerja, yang terdiri dari 4 (empat) poin utama, yaitu tahap perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan dalam penelitian ini, diperoleh 4 (empat) kesimpulan sesuai dengan fokus dalam penelitian ini. Pertama, tahap perencanaan strategis pengelolaan arsip statis di Unit Pusat Arsip UM dilakukan dengan melalui 2 tahap, yaitu (1) perencanaan internal pengelola dan (2) perencanaan tahunan Biro Umum dan Keuangan. Kedua kegiatan ini memiliki keterkaitan satu sama lain, dimana perencanaan internal pengelola membahas mengenai hal-hal strategis dalam melaksanakan pengelolaan arsip statis dengan menghasilkan susunan program/rencana kinerja. Pada rapat Biro Umum dan Keuangan, nantinya akan memberikan saran masukan lalu mengesahkan secara bersama susunan rencana kinerja setiap divisi dengan menetapkan strategi pelaksanaan kinerja di masa pandemi Covid-19. Ini sesuai konsep tahap perencanaan pada manajemen kinerja. Kedua, tahap pelaksanaan pengelolaan arsip statis dilakukan berdasarkan rencana kinerja yang telah disepakati. Namun karena terkendala oleh beberapa faktor, membuat pengelolaan arsip statis belum terlaksana sesuai dengan aturan teknis kinerja atau Standar Operasional Prosedur. Ketiga, tahap pengawasan selama pandemi Covid-19 tidak terlalu berbeda saat sebelum adanya pandemi. Karena kegiatan pemantauan kinerja dilakukan melalui sistem kepegawaian Universitas Negeri Malang. Keempat, kegiatan evaluasi kinerja di masa pandemi Covid-19 dilaksanakan secara tatap muka atau offline dengan menerapkan protokol kesehatan. Seperti yang dilakukan saat tahap perencanaan kinerja, kegiatan evaluasi juga melalui 2 tahap, yaitu (1) Evaluasi internal SDM pusat arsip UM dan (2) Evaluasi kinerja dan proker BUK. Hasil penelitian ini nantinya dapat digunakan untuk melihat kekurangan dalam pelaksanaan manajemen kinerja pengelolaan arsip statis dan menjadi bahan referensi dalam perbaikan kinerja berkelanjutan. Penelitian ini pula dapat menjadi referensi bagi penelitian selanjutnya mengenai manajemen kinerja pengelolaan arsip statis.
Selengkapnya bisa diakses pada link berikut:
https://scholar.google.co.id/citations?view_op=list_works&hl=en&hl=en&user=dtyIsj4AAAAJ