Deskripsi arsip merupakan proses menganalisis, mengorganisasi, dan mencatat detail tentang elemen formal arsip atau koleksi arsip, seperti pencipta, judul, tanggal, luas, dan konten, untuk memudahkan identifikasi, pengelolaan, dan pemahaman pekerjaan. Produk dari deskripsi arsip ini finding ids, inventories, registers, indexes, dan guides. Produk ini digunakan pengguna untuk menelusur informasi yang dibutuhkan.
Proses deskripsi arsip ini harus memerhatikan standar deskrip arsip. Standar arsip digunakan untuk memberikan landasan bersama dan bertindak sebagai bahasa universal di kedua lapisan (manusia dan teknologi). Standar yang dipakai dalam deskripsi arsip seperti :
- General International Standard Archival Description (ISAD (G)) digunakan untuk panduan dalam persiapan deskripsi arsip. ISAD (G) memiliki target untuk menentukan dan mengontrol struktur deskripsi arsip; menentukan dan mengontrol konten dari deskripsi arsip; dan memfasilitasi akses ke bahan kearsipan dan interoperabilitas antara sistem informasi kearsipan.
- International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR (CPF)) merupakan pedoman untuk menyiapkan catatan otoritas kearsipan, menyediakan deskripsi entitas (badan perusahaan, orang, dan keluarga) yang terkait dengan pembuatan dan pemeliharaan arsip
- International Standard for Describing Functions (ISDF) digunakan sebagai panduan untuk mempersiapkan deskripsi fungsi-fungsi badan-badan perusahaan yang terkait dengan pembuatan dan pemeliharaan arsip
- International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH) digunakan untuk mempersiapkan deskripsi untuk pemegang arsip
- Proses deskripsi arsip selain memerhatikan pedoman, juga memerhatikan ruas skema metadata kearsipan. Terdapat skema metadata di arsip, seperti EAD dan EAC.
- Encoded Archival Description (EAD) skema metadata arsip yang mendukung standar arsip dan aturan katalog (ISAD (G), RAD, DACS dll),
- Encoded archival context—corporate bodies,persons, and families (EAC-CPF) merupakan skema metadata untuk menyandikan informasi kontekstual tentang orang, badan-badan perusahaan, dan keluarga yang terkait dengan materi arsip menggunakan XML.
Standar dan aturan deskripsi konten arsip harus dapat digunakan bersama dengan standar nasional yang ada atau membentuk dasar untuk pengembangan standar nasional.
- Describing Archives: A Content Standard (DACS) adalah seperangkat aturan deskripsi konten untuk arsip, makalah pribadi, dan naskah. Standar deskriptif ini dapat diterapkan oleh semua jenis bahan arsip.
- Rules for Archival Description (RAD) adalah standar Kanada untuk deskripsi arsip dan dapat dikategorikan baik dalam kategori standar dan aturan katalog, mengingat bahwa dalam standar ini diusulkan area deskripsi untuk semua jenis bahan arsip dan tingkat deskripsi serta aturan katalogisasi terperinci .
- Manual of Archival Description (MAD) adalah alat deskripsi arsip utama di inggris. Bertentangan dengan inisiatif deskripsi arsip lainnya saat ini, MAD tidak didasarkan pada logika katalogisasi perpustakaan, seperti APPM dan RAD, tetapi mencoba untuk mengikuti prinsip-prinsip kearsipan. Edisi MAD3 memperhitungkan logika deskripsi arsip ISAD (G).
Di indonesia standar deskripsi arsip ini bergantung pada kebijakan masing-masing lembaga. Lembaga juga harus melaksanakan sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 Tentang Standar Deskripsi Arsip Statis dalam melakukan deskripsi arsip. Jenis standar deskripsi arsip dapat berbeda-beda sesuai tujuan lembaga. Contohnya ISAD dan ISAAR. ISAD mengatur deskripsi arsip (kontennya), ISAAR mengatur otoritas (badan pencipta/pemelihara arsip). Standar ini sifatnya sebagai pedoman, tidak mengikat/wajib secara hukum. Berbeda dengan undang-undang atau peraturan yang memang memiliki konsekuensi hukum dan wajib diikuti.
Deskripsi didefinisikan sebagai proses penciptaan kontrol intelektual terhadap arsip yang dimiliki melalui persiapan jalan temu. Deskripsi dokumen awal yang digunakan pada hampir semua penyimpanan arsip adalah lembaran seri deskripsi arsip. Tujuan deskripsi ini adalah untuk merekap deskripsi detail dari karakter, isi dan format dari masing-masing seri dan menghubungkannya ke dalam susunan provenancenya. Pengaturan sejarah administrative organisasi
Berikut ini adalah petunjuk sumber-sumber yang harus dikonsultasikan untuk latar belakang informasi sebuah organisasi. beberapa di antaranya dapat ditemukan pada perpustakaan melalui pemeriksaan detail terhadap arsip-arsipnya, beberapa lainnya dapat ditemukan dalam arsip-arsip organisasi itu sendiri, biasanya masuk ke dalam kategori arsip kebijakan, administrasi atau sejarah. Organsisasi juga menghasilkan manual prosedur, buku pegangan atau struktur organisasi dimana semua hal tersebut harus dikonsultasikan.
- Penciptaan instrumen hukum, seperti sertifikat corporate, Hukum Kerjasama dokumen registrasi perusahaan
- Konstitusi, aturan hukum
- Laporan rutin, baik yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan
- Arsip-arsip perusahaan yang disimpan oleh berbagai lembaga pemerintah, seperti arsip-arsip perusahaan yang mengalami kebangkrutan dan arsip-arsip perusahaan yang melakukan registrasi ke pemerintah,
- Sejarah perusahaan baik yang dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan
- Direktori perusahaan dan atau bisnis yang dipublikasikan
- Artikel Koran atau jurnal atau pemberitahuan
- Interview dengan para staf atau dengan mantan staf
Lembaran Deskripsi Seri Arsip
Dalam lembaran deskripsi seri arsip, harus berisi tentang hal-hal sebagai berikut:
- Provenance. Provenance (susunan asli arsip) ini merekam organisasi, badan, perseorangan atau keluarga yang menciptakannya dan atau yang berhubungan dengan pihak yang menciptakan arsip tersebut. Provenance ini menghubungkan satu seri dengan seri lain yang memiliki urutan yang sama.
- Nomor Seri. Nomor ini merupakan nomor terpisah yang menunjukkan masing-masing pada daftar seri arsip (akan dibahas kemudian).
- Judul Seri. Ini merupakan judul dari tiap-tiap seri. Judul tersebut harus pendek dan mewakili jenis arsip serta mencerminkan fungsi arsip dimaksud. Contohnya, Aplikasi Registrasi Kendaraan Bermotor.
- Periode Tanggal (waktu). Periode ini harus menunjukkan tanggal awal dan akhir dari arsip. tanggal arsip awal adalah tanggal dimana arsip tersebut diciptakan dan bukan tanggal subjek dari arsip tersebut. Contoh, periode waktu tanggal korespondensi seorang sejarawan masa awal abad pertengahan yang sedang membahas tentang sejarah abad pertengahan adalah waktu pada saat ia memulai melakukan korespondensi dan bukan waktu abad pertengahan yang menjadi subjek pembahasan sang sejarawan tersebut.
- Kuantitas. Standar yang digunakan dalam lembaran ini adalah standar pengukuran yang konsisten. Standar pengukuran yang diakui digunakan untuk menentukan jumlah volume arsip yang simpan dalam rak buku sehingga akan terlihat jumlah seri dalam tiap-tiap rak arsip.
- Karakteristik dan Kondisi Fisik. Berisi tentang deskripsi karakteristik setiap arsip dalam tiap-tiap seri. Contoh, arsip dalam bentuk tulisan tangan, hasil ketikan, atau kombinasi antara tulisan tangan dan hasil ketikan, atau potongan surat kabar, atau hasil cetak. Apakah arsip tersebut dalam bentuk jilidan hasil cetakan, negative foto, atau rekaman suara?
- Deskripsi Isi. hal yang penting untuk disebutkan dalam deskripsi isi ini adalah: hubungan arsip yang dimaksud dengan pekerjaan dari invidu atau organisasi yang menciptakannya, jenis-jenis arsip dan jenis informasi yang terekam di dalamnya dan juga materi tambahan lain seperti proses transaksi penting yang dilakukan di dalam organisasi tersebut.
- Penyusunan. Ini adalah penjelasan bagaimana arsip disusun,contoh, apakah secara kronologis, alfabetis, ataukah menuru system klasifikasi. Jika penyusunan arsip telah dilakukan oleh seorang arsiparis maka, harus tercatat.
- Seri-seri yang berhubungan. Ini adalah keterangan untuk seri arsip yang berhubungan langsung dan erat dengan seri arsip tertentu. Contoh, arsip-arsip file kontrol seperti indeks, daftar dan duplikasi surat-surat yang dikirimkan, diterima. Semua arsip tersebut harus disebutkan dalam entri ini.
- Kondisi Akses. Ini merupakan dokumentasi pembatasan akses arsip dan catatan persyaratan duplikasi dari arsip ini. Termasuk juga informasi apa saja yang dapat diduplikasi.
- Catatan. Ini berisi tentang hal apapun yang menurut arsiparis layak untuk dicatat tentang arsip seperti apakah arsip ini tidak dapat ditemukan dimanapun atau arsip ini belum pernah digunakan oleh siapapun.
- Daftar rak arsip (termasuk catatan isi). ini merupakan daftar identifikasi nomor isi dari tiap-tiap volume arsip dalam box arsip. daftar ini harus berisi secara jelas apa saja yang terdapat dalam setiap satu volume arsip. biasanya informasi yang ditulis akan dapat mengidentifikasi tiap-tiap box dari urutan awal sampai dengan akhir. Lokasi tempat box disimpan juga harus ditulis dan diberikan nomor.
- Nama penyiap bahan arsip dan tanggal selesai diperiksa. Untuk referensi di masa yang akan datang, penting untuk mengetahui siapa yang menyiapkan deskripsi bahan arsip dan tanggal selesai dilakukan deskripsi.
Sumber:
- https://www.ganipramudyo.web.id/
- KEEPING ARCHIVES, SECOND EDITIONEDITOR: JUDITH ELLIS (THE AUSTRALIAN SOCIETY OF ARCHIVISTS Inc)
- https://www.anri.go.id