PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Pasal 1 angka 26 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mendefinisikan bahwa pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Schelenberg (1956) menyebutkan pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi
a. penyusutan : menilai arsip yang diusulkan oleh instansi pencipta;
b. perawatan dan penataan : pengepakan, pelabelan, dan reproduksi;
c. pendeskripsian dan penerbitan : deskripsi arsip dan pembuatan jalan masuk;
d. pelayanan referensi : mencari, meminjamkan arsip, dan menyediakan ruang penelitian.
Michel Roper (1993) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi
a. penilaian dan akuisisi (appraisal and acquisition);
b. perlindungan dan perawatan (conservation);
c. penataan dan pendeskripsian (arrangement and description);
d. akses dan layanan (access and service);
e. penyuluhan masyarakat (publish).
McKemmish (1993) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi
- penilaian dan akuisisi (acqusition and appraisal): 1) contact /negotiation, 2) macro surveying (identification of potential achives), 3) micro surveying (appraisal, disposal schedulling), 4) transferring;
- penataan dan pendeskripsian (arrangement and description);
- preservasi (preservation);
- layanan informasi (reference);
- pendidikan kepada pengguna arsip dan hubungan masyarakat (user education and public relations).
LEMBAGA PENGELOLA ARSIP STATIS
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud meliputi 1). akuisisi arsip statis; 2). pengolahan arsip statis; 3). preservasi arsip statis; dan 4). akses arsip statis. Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pasal 16 ayat (3) UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas 1). Arsip Nasional RI (ANRI); 2). arsip daerah provinsi; 3). arsip daerah kabupaten/kota; 4). arsip perguruan tinggi.
- Arsip Nasional RI (ANRI)
ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, ANRI adalah lembaga kearsipan nasional yang memiliki kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yaitu arsip dari peristiwa atau kegiatan yang dihasilkan pencipta arsip yang memiliki yurisdiksi kewenangan secara nasional atau memiliki pengaruh terhadap kepentingan nasional yang diterima dari a). lembaga negara; b). perusahaan; c). organisasi politik; d). organisasi kemasyarakatan; e). perseorangan.
Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara yang meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Perusahaan adalah badan usaha milik negara (BUMN) dan perusahaan swasta yang berskala nasional. BUMN adalah badan usaha berbentuk institusi/badan hukum yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan ekonomi atau laba yang modalnya sebagian atau seluruhnya dimiliki pemerintah pusat. Perusahaan swasta berskala nasional adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus-menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan, baik yang diselenggarakan oleh perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang modalnya dimiliki oleh warga negara Indonesia serta didirikan dan berkedudukan dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia.
Organisasi politik adalah organisasi politik nasional, yaitu partai politik peserta pemilihan umum legislatif dan eksekutif tingkat pusat, seperti peserta pemilihan umum anggota DPR RI, presiden, dan wakil presiden Republik Indonesia. Organisasi kemasyarakatan nasional adalah organisasi kemasyarakatan yang melaksanakan kegiatan dan memiliki kepengurusan di pusat, daerah provinsi, daerah kabupaten/kota, kecamatan, dan desa.
Perseorangan adalah perseorangan tingkat nasional, yaitu individu atau keluarga yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara pada tingkat nasional. Adapun model hubungan pengelolaan arsip tingkat pusat antara pencipta arsip dan ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip statis dari pencipta arsip tingkat pusat dapat digambarkan seperti di bawah ini.
- Arsip Daerah Provinsi
Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip daerah provinsi merupakan lembaga kearsipan daerah provinsi yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi. Arsip daerah provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari a). satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; b). lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota; c). perusahaan; d). organisasi politik; e). organisasi kemasyarakatan; f). perseorangan.
Satuan kerja perangkat daerah provinsi adalah unsur pembantu kepala daerah provinsi dalam penyelenggaraan pemerintahan provinsi yang terdiri atas sekretariat daerah provinsi, dewan perwakilan rakyat daerah (DPRD) provinsi, dinas daerah provinsi, dan lembaga teknis daerah provinsi. Penyelenggara pemerintahan daerah provinsi adalah dewan perwakilan rakyat daerah (DPRD provinsi, yaitu dewan perwakilan rakyat daerah provinsi). Lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota adalah instansi vertikal lembaga negara yang berkedudukan di daerah provinsi dan kabupaten/kota yang secara teknis operasional dan administratif berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan lembaga negara.
Organisasi politik adalah organisasi politik tingkat provinsi, yaitu organisasi partai politik lokal dan peserta pemilihan umum legislatif dan eksekutif tingkat daerah provinsi, seperti peserta pemilihan anggota DPRD provinsi, gubernur, dan wakil gubernur.
Organisasi kemasyarakatan adalah organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, yaitu organisasi kemasyarakatan yang melaksanakan kegiatan dan memiliki kepengurusan di daerah provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, dan desa.
Perseorangan adalah perseorangan tingkat provinsi, yaitu individu atau keluarga yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada tingkat provinsi. Model hubungan pengelolaan arsip tingkat daerah provinsi antara pencipta arsip dan arsip daerah provinsi sebagai lembaga kearsipan provinsi dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip statis dari pencipta arsip tingkat daerah provinsi dapat digambarkan seperti di bawah ini.
- Arsip Daerah Kabupaten/Kota
Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip daerah kabupaten/kota merupakan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari a). satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; b). desa atau yang disebut dengan nama lain; c). perusahaan; d). organisasi politik; e). organisasi kemasyarakatan; f). perseorangan.
Satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota adalah unsur pembantu kepala daerah kabupaten/kota dalam penyelenggaraan pemerintahan kabupaten/kota yang terdiri atas sekretariat daerah kabupaten/kota, dewan perwakilan rakyat daerah (DPRD) kabupaten/kota, dinas daerah kabupaten/kota, dan lembaga teknis daerah kabupaten/kota.
Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan negara kesatuan Republik Indonesia atau disebut dengan nama lain, seperti kampung di Papua, Nagari di Sumatra Barat, dan Gampong di Aceh.
Organisasi politik adalah organisasi politik tingkat kabupaten/kota, yaitu organisasi partai politik lokal serta peserta pemilihan umum legislatif dan eksekutif tingkat daerah kabupaten/kota, seperti peserta pemilihan anggota DPRD kabupaten/kota, bupati/wali kota, dan wakil bupati/wali kota. Organisasi kemasyarakatan adalah organisasi kemasyarakatan berskala kabupaten/kota, yaitu organisasi kemasyarakatan yang melaksanakan kegiatan dan memiliki kepengurusan di daerah provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, dan desa.
Perseorangan adalah perseorangan tingkat kabupaten/kota, yaitu individu atau keluarga yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada tingkat kabupaten/kota. Adapun model hubungan pengelolaan arsip tingkat daerah kabupaten/kota antara pencipta arsip dan arsip daerah kabupaten/kota sebagai lembaga kearsipan kabupaten/kota dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip statis dari pencipta arsip tingkat daerah kabupaten/kota dapat digambarkan seperti di bawah ini.
- Arsip Perguruan Tinggi
Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi yang wajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri. Arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari a). satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; b). civitas academica.
Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi adalah unsur pembantu rektor dalam penyelenggaraan perguruan tinggi yang terdiri atas rektorat, fakultas, dan satuan kerja dengan sebutan lain. Civitas academica adalah unsur di lingkungan perguruan tinggi yang terlibat dalam tridharma perguruan tinggi, antara lain mahasiswa, dosen, alumni, dan lain-lain. Adapun model hubungan pengelolaan arsip tingkat perguruan tinggi antara pencipta arsip dan arsip perguruan tinggi sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip statis dari pencipta arsip tingkat perguruan tinggi dapat digambarkan seperti di bawah ini.
Sumber: Azmi, M. S. Pengelolaan Arsip Statis.